QA-MANUAL INNEHÅLL 1 Vad är QA? 2 Lägga in QA-programmet 3 Lägga in registerfiler och textfiler 4 Starta QA 5 Läsa register 6 Söka i register 7 Komplettera register 8 Skriva ut 9 Göra nytt register 10 Import och export 11 Gå ur QA 1. VAD ÄR QA? QA kallar vi den avkortade version av Symantec's omfattande datorprogram Q&A 4.0, vilken Föreningen Släktdata köpt rätten att lämna till släktforskare. Föreningen får inte ta betalt av mottagarna och dessa får inte använda programmet i förvärvs- syfte. Det är ett DOS-program, men går utmärkt att köra i datorer med Windows, även om man får använda tangenter i stället för musen. Observera den hjälp man kan få av det som står nederst på skärmsidor med formulär (som du kommer till i avsnitt 5). Där finns dels en statusrad (registrets namn, formulär nr, osv), dels en rad som visar användning av funktionstangenter. An- vänd gärna "F1 - Hjälp"! 2. LÄGGA IN QA-PROGRAMMET På Släktdatas CD-skiva finns inte bara kyrkoboksregister, utan också QA-programmet. Genom att följa anvisningarna i filen Läs-mig.txt får man programmet inlagt i biblioteket (mappen) C:\QA (medan registerfiler och textfiler läggs i biblioteket C:\QA\DATA). Har man fått QA på en diskett, får man själv i Utforskaren (dit kommer man via Start och Program) gå till C: och där skapa biblioteket (mappen) C:\QA och dess underbibliotek C:\QA\DATA. Hur man gör detta kan du läsa i Windows-manualen! (Man dubbelklickar på C:, klickar på Arkiv, väljer Nytt och väljer Mapp. Namnet "Ny mapp" t.h. ändrar man till "QA" och slår Enter. Man gör nu samma sak med QA, vars underbibliotek dock döps om från "Ny mapp" till "DATA"). Disketten sätts i drive A: och i Utforskaren dubbelklickar man på A:. Då visas t.h. diskettens innehåll. Alla filer som börjar på "qa" kopierar man (genom att med vänster musknapp släpa dem) till C:\QA. Om man har Norton Commander kan det programmet med fördel användas för alla stegen ovan. Om man inte vill använda biblioteken C:\QA och C:\QA\DATA, får man själv skapa t.ex. E:\QA och E:\QA\DATA och flytta respek- tive filer dit. 3. LÄGGA IN REGISTERFILER OCH TEXTFILER Från Släktdatas CD-skiva läggs Dödmall, Föddmall och Vigd- mall, plus de registerfiler och de textfiler man valt ut, in i biblioteket C:\QA\DATA (eller dess underbibl. Reg-AM och Reg-NZ) när man följer anvisningarna i filen Läs-mig.txt. Vill man ha andra bibliotek, får man sedan flytta till dessa. Har man fått registerfiler och/eller textfiler på diskett, kopierar man dessa till C:\QA\DATA (se proceduren i avsnitt 2). Vill man använda annat bibliotek får man förstås kopiera till detta istället. 4. STARTA QA Första gången du startar QA är det ett par saker som bör göras, men som inte behöver upprepas. Nästa gång du startar QA kan du nämligen gå direkt från Huvudmenyn till avsnitt 5. - Ta fram Huvudmeny Gå till bibl. C:\QA med Utforskaren och dubbelklicka på "Qa1.exe". Q&A Huvudmeny kommer nu fram. Full skärmbild får du genom att trycka Alt+Enter. Om programmet inte startar eller ser felaktigt ut, kan det behöva anpassas till bildskärmen. Ibland är det fråga om en Compaq dator. Då får man, när man första gången startar, via Start och Program gå till "MS-DOS-prompt". Efter den prompt som visas skriver man först "cd ..". Efter C:\> skri- ver man "cd qa" och efter C:\QA\> skriver man "qa -scc" (obs mellanslag före bindestrecket). Om det inte vill sig ändå, får man prova med "qa -smc -a", "qa -smm" eller "qa -st". - Ansluta skrivare Välj "H - Hjälpprogram" i Huvudmenyn. Slå Enter. Välj "A - Ansluta skrivare". Slå Enter. Välj "Väg A" (har du flera skrivare kanske du skall välja "Väg B"). Slå Enter. Välj porten LPT1 (har du flera skrivare kanske du skall välja LPT2). Slå Enter. Leta reda på din skrivare i listan. Om den inte finns får du prova med någon som verkar vara liknande. Slå Enter. Du får flera frågor och får slå Enter ett par gånger. - Kontrollera katalog Välj "K - Katalog" i menyn för hjälpprogram. "Q&A TEXT" på den bild du får skall du inte bry dig om. Det avser Q&A Ordbehandling, som inte ingår i QA. Om du lagt in textfiler från CD eller diskett finns de i stället i C:\QA\DATA). Efter "Q&A DATA:" står det C:\QA\DATA\, som man normalt väljer. Men om du har lagt data i ett annat bibliotek får du skriva in sökvägen till detta i stället. Med nedpil går du nu till sättet för val i menyer. Bokstavs- styrning är snabbast. Spara med F10 och tryck Esc ett par gånger för att komma tillbaka till Huvudmeny. - Ändra färg Formulärens bakgrundsfärg och fältens markering - det kallas Palett - kan ändras. I Huvudmenyn väljer man "Datafil", sedan "Skapa fil" och sedan "Specialanpassning". Nu får man ange vilken fil det gäller. Välj sedan "Ändra palett". Med F8 bläddrar man bland tillgängliga paletter. När man är nöjd trycker man F10 och med några Esc går man tillbaka till Huvudmenyn. 5. LÄSA REGISTER Välj "Datafil" i QA:s huvudmeny. Slå Enter. Välj "H - Hämta/Ändra". Slå Enter. Ställ markören närmast till höger om det tredje "\" i "C:\QA\DATA\" och tryck mellanslag och sedan Enter. Du får nu en lista över de inlagda registren. Gå med piltangenterna till önskat register och slå Enter. Nu visas ett tomt formulär, med texten "Hämta formulär" i statusraden. Om man inte söker ett enstaka formulär (en post) som har ett känt datum eller löpnummer, är det vanligen bäst att börja med att trycka F8 för att sortera formulären. Vill man ha dem ordnade efter löpnummer sätter man markören på fältet "Löpnr" och skriver "1SV" (= primärt detta fält och i Stigande Värde). Vill man hellre ha dem i datumordning sätter man markören på t.ex. "Föd.dat" och skriver där "1SV". Alla formulären i registret tas med och sorteras när man trycker F10. Nu visas en "dokumentationspost" med en del fakta om registret. Med F10 får man så en "definitionspost" som visar vad de olika fälten innehåller. Med F10 tar man sedan fram formuläret med lägsta löpnummer (eller med tidigast datum). Varje gång man trycker F10 kommer nästa formulär fram. Ofta är det mer praktiskt att bläddra i en tabell än att se formulären ett i sänder. Med F6 kommer en tabell med fem ko- lumner fram. Ofta är man inte nöjd med de fält som visas. För att välja andra fält trycker man Shift+F6. Då kommer for- muläret "Bestäm tabellform". Ta bort siffrorna i fälten och sätt in dem i de fält du själv vill ha i tabellens kolumner. För ett födelseregister kan du prova 1 i Föd.dat, 2 i Dopdat, 3 i Förnamn, 4 i Adress och 5 i Fars förnamn. Den valda tabell- formen visas när man trycker F10. Är man inte nöjd trycker man Shift+F6 igen och väljer andra fält! För att se ett av tabellens formulär ställer man markören på raden ifråga och trycker F10. Med F6 kommer man tillbaka till tabellen. 6. SÖKA I REGISTER Man kan hämta fram det eller de formulär som uppfyller ett eller flera villkor som man i form av söknycklar skrivit i olika fält. Det kan ske då man kommer till "Hämta formulär" enligt början av avsnitt 5 ovan, men också när ett ifyllt formulär visas. I det senare fallet trycker man "F7 - Sök", varvid "Hämta formulär" visas. Nu skriver man in söknycklar i ett eller flera fält p† formu- l„rets v„nstra sida (allts† inte till h”ger under "S”kord"). Ofta är det någon med ett visst namn man söker. Det gäller då att komma ihåg att stavningen i boken kanske inte stämmer med dagens. Per kanske står som Pehr, Pähr eller Peter och Kristina kanske står som Christina, Krestina, Stina, etc. Därför kan man ersätta osäkra bokstäver med .. (två punkter) i söknyckeln. Ofta har den sökta flera förnamn. Skriver man t.ex. endast "Johan", får man inte fram Axel Johan eller Johan August, osv. Man bör därför skriva "..Johan..". Se hjälpen med F1, F1! Man bör försöka undvika alltför "enkla" söknycklar. I ett av våra födelseregister ger barnets namn "..Johan.." 972 träffar. Om man i resp. fält kan begränsa med faderns förnamn And.. blir det 252, och med efternamn Joh.. blir det det 22 träffar. Med även adressen Storeg.. blir det bara 4 st! Pröva olika nycklar - det är inte farligt! 7. KOMPLETTERA REGISTER Vill man infoga helt nya poster (formulär) får man gå till Huvudmenyn och där välja "Datafil" och sedan "Datainmatning". Man talar om vad registerfilen heter och slår Enter. Nu får man skriva in data i önskade fält. Om formuläret bör finnas mellan löpnr. 30 och 40, väljer man t.ex. Löpnr. 31. Om det befintliga registret har löpnumren 1, 2 - - 30, 31 osv, får man välja t.ex. 30,1. När allt är ifyllt sparar man med F10. Gäller det att komplettera en befintlig post, får man ta fram denna enligt avsnitten 5 och 6 ovan. Med piltangenterna går man till de fält det gäller och skriver in det man vill ha. Spara med F10 (eller med F6 om du vill gå till tabell). För att ta bort en post trycker man F3. 8. SKRIVA UT Om det gäller ett enstaka formulär går man till detta enligt avsnitt 5 och 6 och trycker F2. Man får välja skrivare eller skärm. För vissa skrivare måste man skriva in styrkoden "027 040 056 85" för att få riktiga å, ä och ö. När man är klar trycker man F10. Gäller det listor liknande t.ex. en dödbok eller födelsebok, får man i Huvudmenyn välja "R - Rapport" (i stället för Datafil) och i nästa meny "R - Rapportutskrift". Man fyller i vilken registerfil det gäller och väljer sedan den rapport som kallas "DAT-SORT" (från början finns ingen annan). På frågan om tillfälliga ändringar svarar man "Ja". Först kommer "Hämta formulär". Man kan välja alla poster med F10, eller ange t.ex. ett visst intervall av löpnummer eller en viss tidsperiod (se hjälpen med F1!) innan man trycker F10 och kommer till "Formatera/Sortera". Acceptera med F10. Nu kommer "Utskriftssätt", där man kan välja skärm eller skrivare (obs ev. styrkod enl. ovan) och med F8 kolla "Sidformat" och där skriva den rubrik man ev. vill ha i sidhuvudena. När man trycker F10 startar utskriften. Vill man spara papper kan man skriva till Skärm innan man väljer skrivare i Utskriftssätt. Vill man utforma en egen rapport-modell bör man från Huvud- menyn gå till "Rapport" och sedan till "Ut- & Omforma en Rapport" (i stället för Rapportutskrift). Den händige kan nu med flitig användning av F1-Hjälp sätta ihop önskat rapport- recept! 9. GÖRA NYTT REGISTER - Starta QA - Välj "D - Datafil" på Huvudmenyn - Välj "K - Kopiera". Programmet vill nu veta vilken fil som skall kopieras. Slå Enter och gå i listan till "\MALLAR" och slå Enter. För ett födelseregister väljer man "FÖDDMALL" (annars DÖDMALL eller VIGDMALL) och slår Enter. - I menyn Kopiering väljer man "B - Bara mallen". Nu skall man ange vad man vill kopiera till, dvs vad det nya registret skall heta. Vi kallar här församlingen Socknen och registret med sökväg får heta C:\QA\DATA\SOCKN-F1 (resp. D1 el. V1). Slå Enter. - Välj nu "V - Vissa formulär" och tryck Enter, Enter, F10, F10. Då läggs dokumentationsposten (som ännu är tom) och defini- tionsposten in. - Man kommer tillbaka till Datafil-menyn och väljer där "H - Hämta/ändra" för att titta på det nya registret. Om det verkar OK går man med Esc tillbaka till Datafil-menyn. - Välj nu "D - Datainmatning" för att skriva in uppgifter i de nya posterna (formulären). Använd som löpnr 10, 20, 30, osv. Till nästa post går man med F10. Där kan man få det som just matats in på föregående post i det fält markören står, genom att trycka F5. Om man trycker Shift+F5 skrivs allt från föregående post in. När man är klar går man till nästa post med F10 och efter avslutad inmatning med Esc till Datafil-menyn. - Välj H - Hämta/Ändra. Hämta dokumentationsposten med "%%.." i rubriken och fyll i relevanta uppgifter. 10. IMPORT OCH EXPORT Överföring av data mellan olika registerprogram sker med hjälp av textfiler. I dem ligger en posts alla fält i en lång rad, alltid i samma ordning och avdelade med ett visst tecken. IMPORT Före importen skall man se till att det finns ett register som kan ta emot data - antingen ett existerande eller ett som man skapar enl. avsvitt 9. Titta också efter om källfilen använder citationstecken kring text och vilket fältskiljande tecken som används. - Välj "H -Hjälpprogram" i Huvudmenyn - Välj "I - Importera data" - Ange från vilken typ av fil importen skall ske. Välj "S - Standard ASCII" (men om man vet att det gäller dBASE väljer man "B - dBASE II/III") - Ange sökväg och namn på den fil från vilken importen skall ske och sedan namnet på den mottagande filen. - Sedan man tryckt Enter kommer Samsorteringsnyckeln fram. Här skall man ange var i de mottagande formulären de importerade fälten skall läggas. Titta gärna på F1- Hjälp. - Sedan man tryckt F10 kommer skärmbilden "ASCII-FILER". Här anger man hur källfilen ser ut. När man åter tryckt F10 startar importen. När den är klar går man åter till Huvudmenyn med Esc. EXPORT - Välj "H - Hjälpprogram" på Huvudmenyn. - Välj "E - Exportera data" - Välj "S - Standard ASCII" (om man vet att det är ett dBASE- register som är mottagare väljer man dBASE-II eller -III) - Ange vilket register man vill exportera från och sedan sök- väg och namn på den exporterade textfilen. Om man exporterar från C:\QA\DATA\SOCKN-F1.DTF väljer man C:\QA\DATA\SOCKN-F1.TXT för textfilen. - I "Hämta formulär" skriver man, om man inte vill ta med alla poster, först in de begränsningar man eventuellt vill göra (t.ex. löpnummer- eller datumintervall) i resp. fält. Sedan trycker man F8 och anger önskad sortering (t.ex. i stigande löpnummer eller datum). Tryck först nu F10. - I "Samsorteringsnyckeln" anger man vilka fält som skall tas med. Från ett kyrkoboks-register i QA är det onödigt att i alla poster ta med rubriken och "Reg.av:". Dessutom vet man att vissa fält alltid är tomma och är onödiga att ta med. Skriv därför in siffrorna 1, 2, 3 osv i de fält som verkli- gen skall tas med i exporten. Tryck först nu F10. - Om det gäller en ASCII-fil skall man nu välja tecken. Välj "Nej" för citationstecken och välj semikolon som fält- skiljare. När man sparat med F10 sker exporten. Gå till Huvudmenyn med Esc. 11. GÅ UR QA Stäng inte av datorn innan du gått ur QA på rätt sätt! - Tryck Esc, Esc,.. tills Huvudmenyn kommer fram - Tryck "G - Gå ur Q&A" Nu kommer du till Windows (eller DOS-prompt) och kan avsluta på vanligt sätt.